Od 1 stycznia 2027 roku każda faktura wystawiona firmie musi przejść przez Krajowy System e-Faktur. Dotyczy to także osób prowadzących działalność nierejestrowaną, bo w rozumieniu ustawy o VAT są podatnikami, tylko zwolnionymi. Rachunki i faktury dla osób prywatnych zostają poza systemem. Do końca 2026 roku chroni Cię jeszcze limit 10 000 zł miesięcznie, od stycznia ta ochrona znika.
Poniżej opisujemy, kogo dokładnie obejmie obowiązek, czego potrzebujesz, żeby wystawić pierwszą fakturę w KSeF, i jak wygląda sprawa kar. Na końcu znajdziesz listę kroków na ostatnie tygodnie roku.
Czy działalność nierejestrowana podlega pod KSeF?
Tak, w zakresie sprzedaży dla firm. Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie ma wpisu w CEIDG, ale sprzedaje towary lub usługi w sposób ciągły, więc dla ustawy o VAT jest podatnikiem. Zwykle korzysta ze zwolnienia podmiotowego z art. 113 ustawy o VAT (sprzedaż do 240 000 zł rocznie), co zwalnia ją z naliczania podatku, ale nie z KSeF. Obowiązek wystawiania faktur w systemie obejmuje podatników czynnych i zwolnionych.
Granica przebiega w innym miejscu: po stronie nabywcy. Faktura dla innej firmy lub instytucji idzie przez KSeF. Dokument dla osoby prywatnej, która nie prowadzi działalności, nie podlega obowiązkowi i możesz go wystawić tak jak dziś.
Jeśli sprzedajesz wyłącznie osobom prywatnym, na przykład korepetycje, rękodzieło na targach albo usługi dla sąsiadów, KSeF Cię nie dotyczy i nie potrzebujesz NIP-u. Jeśli choć raz wystawiasz fakturę firmie, czytaj dalej.
Kiedy dokładnie zaczyna się obowiązek?
KSeF wchodził w trzech krokach i każdy z nich ma znaczenie dla działalności nierejestrowanej:
| Data | Co się zmieniło | Co to znaczy dla Ciebie |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 | Najwięksi podatnicy wystawiają faktury w KSeF. Odbiór faktur przez system obowiązuje wszystkich podatników. | Jeśli kupujesz coś na NIP, faktura zakupowa może już czekać w KSeF, nie w skrzynce mailowej. |
| 1 kwietnia 2026 | Obowiązek wystawiania obejmuje pozostałych podatników. Wyjątek: faktury poza KSeF są dozwolone, dopóki ich miesięczna wartość nie przekracza 10 000 zł. | Większość osób z działalnością nierejestrowaną mieści się w tym wyjątku, więc wystawia faktury po staremu. |
| 1 stycznia 2027 | Koniec wyjątku 10 000 zł. Każda faktura dla firmy, bez względu na kwotę, idzie przez KSeF. | Pierwsza faktura dla firmy w 2027 roku musi być fakturą ustrukturyzowaną z numerem KSeF. |
Limit 10 000 zł z 2026 roku liczy się dla faktur wystawionych w danym miesiącu, według daty wystawienia, a nie daty sprzedaży. Nie wlicza się do niego faktur dla osób prywatnych. Jeśli w którymś miesiącu 2026 roku przekroczysz 10 000 zł na fakturach dla firm, obowiązek zaczyna się od faktury, która ten próg przekroczyła, i nie cofa się w kolejnym miesiącu. Tak opisuje to Ministerstwo Finansów na stronie o limicie 10 000 zł. Przy limicie przychodu działalności nierejestrowanej (10 813,50 zł na kwartał w 2026 roku) taka sytuacja jest możliwa tylko wtedy, gdy większość kwartalnej sprzedaży trafi na faktury w jednym miesiącu.
Co dokładnie zmienia się 1 stycznia 2027?
Z perspektywy osoby bez wpisu w CEIDG istotne są cztery zmiany:
- Koniec limitu 10 000 zł. Przestaje istnieć ostatnia podstawa, która pozwalała wystawiać faktury dla firm w PDF lub na papierze. Faktura dla firmy wystawiona poza KSeF jest od stycznia wystawiona nieprawidłowo.
- Kary: w ustawie są, ale mają zostać odroczone. Art. 106ni ustawy o VAT przewiduje karę nakładaną decyzją naczelnika urzędu skarbowego: do 100 procent podatku z faktury, a przy fakturze bez podatku, czyli takiej, jaką wystawia działalność nierejestrowana, do 18,7 procent kwoty należności ogółem. Pierwotnie kary miały obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku. We wrześniu 2026 roku Ministerstwo Finansów zapowiedziało odroczenie kar do 31 grudnia 2027 roku, a 20 października 2026 roku Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy w tej sprawie. Projekt czeka jeszcze na Sejm. Ministerstwo zaznacza przy tym, że odroczenie kar nie zwalnia z obowiązku: faktury wystawiane poza KSeF będą sprawdzane przez urzędy, a skarbówka zapowiada reakcję na nierzetelne rozliczenia.
- Paragony z NIP do 450 zł. Jeśli masz kasę fiskalną i wydajesz firmom paragony z numerem NIP jako faktury uproszczone, od 2027 roku takie dokumenty również podlegają KSeF. Większości osób z działalnością nierejestrowaną to nie dotyczy, bo korzystają ze zwolnienia z kasy do 20 000 zł obrotu rocznie.
- Numer KSeF w przelewach. Od 2027 roku czynni podatnicy VAT podają numer KSeF faktury w tytule przelewu do innych czynnych podatników. Jako podatnik zwolniony nie masz tego obowiązku, ale kontrahent może poprosić Cię o numer KSeF, więc musisz mieć go pod ręką przy każdej fakturze.
Nie zmienia się za to limit przychodu i sama konstrukcja działalności nierejestrowanej. W 2027 roku limit rośnie do 11 137,50 zł na kwartał, bo minimalne wynagrodzenie wzrasta do 4 950 zł (rozporządzenie Rady Ministrów z 14 września 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 1213), a limit to 225 procent tej kwoty. Aktualny stan limitu liczy za Ciebie licznik w aplikacji W limicie.
Czy rachunki dla osób prywatnych zostają bez zmian?
Tak. KSeF obejmuje faktury, a nabywca będący osobą prywatną nie ma obowiązku otrzymania faktury ustrukturyzowanej. Rachunek albo faktura dla konsumenta w 2027 roku wygląda tak jak w 2026 roku: wystawiasz ją w aplikacji, wysyłasz PDF mailem albo wręczasz wydruk.
Przepisy pozwalają wysyłać faktury konsumenckie do KSeF dobrowolnie. W praktyce nie daje to osobie prywatnej żadnej korzyści, a Tobie dokłada pracy, więc w W limicie dokumenty dla osób prywatnych pozostają poza systemem.
Jedna uwaga praktyczna: jeśli klient prosi o fakturę i podaje NIP, to z punktu widzenia KSeF jest firmą, nawet gdy kupuje coś drobnego. Taka faktura w 2027 roku idzie przez system.
Czego potrzebujesz, żeby wystawić fakturę w KSeF?
Osoba z działalnością nierejestrowaną zwykle nie ma NIP-u, a bez niego nie da się wejść do KSeF. Dlatego przygotowanie zaczyna się od urzędu, nie od programu.
- Zgłoszenie VAT-R jako podatnik zwolniony. W formularzu zaznaczasz zwolnienie podmiotowe z art. 113, nie rejestrujesz się jako czynny podatnik. Nie zaczniesz przez to płacić VAT. Zgłoszenie porządkuje Twój status w systemach skarbowych i jest pierwszym krokiem do NIP-u, jak opisuje poradnik ifirma o KSeF bez firmy w CEIDG.
- NIP. Składasz formularz NIP-7 w urzędzie skarbowym albo przez e-Urząd Skarbowy. Urząd nadaje numer w ciągu 3 dni od poprawnego zgłoszenia. NIP nie oznacza rejestracji firmy w CEIDG i nie zmienia Twojego statusu.
- Dostęp do KSeF. Logujesz się do Aplikacji Podatnika KSeF Profilem Zaufanym, e-dowodem albo przez bank. Przy jednoosobowej sprzedaży pod własnym NIP-em nie potrzebujesz żadnych dodatkowych upoważnień.
- Sposób wystawiania. Masz dwie drogi: bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF od Ministerstwa Finansów, w której wypełniasz fakturę ręcznie, albo program, który wysyła fakturę do KSeF za Ciebie. W drugim wariancie nadajesz programowi w KSeF uprawnienie do wystawiania faktur w Twoim imieniu. Uprawnienie nadajesz i cofasz sam, w Aplikacji Podatnika, bez przekazywania komukolwiek hasła.
Faktura jest wystawiona dopiero wtedy, gdy KSeF nada jej numer. Numer ten trafia na wizualizację faktury (PDF) razem z kodem QR, którym kontrahent może sprawdzić dokument w systemie ministerstwa. PDF wysłany przed nadaniem numeru nie jest fakturą.
Jak W limicie obsłuży KSeF?
Dziś aplikacja wystawia rachunki i faktury bez VAT dla osób prywatnych, a przy fakturze dla firmy pokazuje instrukcję i kieruje do bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF. Wysyłka faktur dla firm prosto z W limicie jest w budowie. Planujemy uruchomić ją przed 1 stycznia 2027 roku, tak żeby pierwsze faktury w nowym roku poszły bez ręcznego przepisywania.
Jak to będzie działać: w aplikacji podasz NIP, w Aplikacji Podatnika KSeF nadasz W limicie uprawnienie do wystawiania faktur i dostępu do nich, a potem każda faktura dla firmy wyjdzie z aplikacji z numerem KSeF, kodem QR i potwierdzeniem odbioru (UPO) w archiwum. Rachunki dla osób prywatnych, ewidencja i licznik limitu działają jak dotychczas.
Gdy integracja ruszy, zaktualizujemy ten wpis i zmienimy datę przy tytule. Do tego czasu możesz założyć bezpłatne konto testowe i przygotować dane do faktur.
Co zrobić do końca 2026 roku?
Jeśli wystawiasz albo planujesz wystawiać faktury firmom, zostało Ci kilka tygodni na formalności. Kolejność ma znaczenie, bo każdy krok zależy od poprzedniego.
- Sprawdź w ewidencji, komu wystawiłeś faktury w 2026 roku. Jeśli choć jedna poszła do firmy, obowiązek Cię dotyczy.
- Złóż VAT-R jako zwolniony i NIP-7, jeśli nie masz NIP-u. Zrób to w listopadzie, żeby numer był gotowy przed świętami.
- Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF i sprawdź, czy logowanie działa. Przy okazji zobacz, czy w systemie nie czekają faktury zakupowe wystawione na Twój NIP.
- Zdecyduj, czy fakturujesz ręcznie w Aplikacji Podatnika, czy przez program. Jeśli przez program, nadaj mu uprawnienia w KSeF jeszcze w grudniu.
- Faktury dla firm za grudzień 2026 wystaw do 31 grudnia, jeszcze poza KSeF. Faktura wystawiona 2 stycznia za grudniową sprzedaż podlega już nowym zasadom.
- Jeśli w 2027 roku będziesz korygować fakturę wystawioną poza KSeF w 2026 roku, korekta idzie przez KSeF z numerem i datą faktury pierwotnej. Zachowaj więc wszystkie faktury z 2026 roku w jednym miejscu.
Najczęstsze pytania
Czy muszę rejestrować firmę w CEIDG, żeby korzystać z KSeF?
Nie. KSeF wymaga NIP-u, a NIP dostaje też osoba fizyczna bez wpisu w CEIDG, na formularzu NIP-7. Status działalności nierejestrowanej nie zmienia się.
Wystawiam firmie jedną fakturę na 300 zł rocznie. Też muszę korzystać z KSeF?
Od 1 stycznia 2027 roku tak. Limit 10 000 zł miesięcznie, który chronił drobną sprzedaż, obowiązuje tylko do 31 grudnia 2026 roku. Od stycznia liczy się rodzaj nabywcy, nie kwota.
Czy faktura bez VAT z działalności nierejestrowanej też jest fakturą ustrukturyzowaną?
Tak. W strukturze FA(3) oznacza się ją jako sprzedaż zwolnioną z podaniem podstawy, czyli art. 113 ust. 1 ustawy o VAT. Kwota podatku to zero, ale dokument przechodzi przez KSeF tak samo jak faktura z VAT.
Skoro kary mają być odroczone, czy mogę poczekać z KSeF do 2028 roku?
Nie. Odroczenie dotyczy kar z art. 106ni, a nie obowiązku. Faktura dla firmy wystawiona poza KSeF w 2027 roku jest wystawiona nieprawidłowo, urząd może ją zakwestionować, a kontrahent może odmówić jej przyjęcia. Poza tym projekt odroczenia nie przeszedł jeszcze przez Sejm.
Co z fakturą, którą klient dostał ode mnie mailem w PDF w styczniu 2027?
Jeśli PDF nie ma numeru KSeF, nie jest fakturą. Trzeba wystawić fakturę w KSeF, a PDF potraktować jako pomyłkę. Dlatego program powinien wysyłać PDF dopiero po otrzymaniu numeru.
Czy mogę nadal wystawiać rachunki zamiast faktur osobom prywatnym?
Tak. Dokument dla osoby prywatnej, która nie podaje NIP-u, jest poza KSeF. Rachunek i faktura dla konsumenta działają jak dotąd.
Stan prawny na 23 października 2026. Tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady doradcy podatkowego.
Źródła
- Ministerstwo Finansów: KSeF poniżej 10 000 zł
- Ministerstwo Finansów: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0
- Ministerstwo Finansów: przedłużenie odroczenia kar za błędy w stosowaniu KSeF do końca 2027 r.
- money.pl: Rada Ministrów przyjęła projekt odroczenia kar KSeF (20.10.2026)
- Infor: kary w KSeF, wskaźniki 100 i 18,7 procent (art. 106ni)
- Gazeta Prawna: działalność nierejestrowana a KSeF
- ifirma: KSeF bez firmy w CEIDG, NIP i VAT-R
- Portal Oświatowy: minimalne wynagrodzenie 2027, Dz.U. 2026 poz. 1213
